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株式会社グレイス

電子申請システムの活用で2~3週間の処理が15分に短縮! 人材派遣に係わる申請業務が劇的に効率化

環境関連分野に特化した人材派遣・人材紹介を中核ビジネスとする株式会社グレイス。同社が電子申請システムを利用しはじめたのは、ちょっとした偶然がきっかけでした。それが、現在では同社のビジネスに「なくてはならないシステム」として定着し、活用されるまでになりました。同社で総務・経理を担当されている総務部伴光司氏に、活用のきっかけとメリットについて、お話を伺いました。

  • 株式会社グレイス
    総務部
  • 伴光司氏

入札対応で取得した電子証明書を利用して電子申請システムの活用を開始

株式会社グレイスは、環境関連分野に特化した人材派遣・人材紹介を行っている企業です。同社には、環境に対する意識の高い理科系の人材が多数登録されており、環境関連の事業を展開している企業からのニーズに合わせて、適切な人材を派遣・紹介するのがビジネスの中核となっています。

「現在の企業活動で環境問題は避けて通れません。学生も環境問題に関心が高く、大学にも環境と名前の付く学部が数多くあります。しかし、いざ卒業となると自分がイメージしていた職業になかなかつけないという厳しい現実があります。そのギャップを埋めるのが、当社の役割なのです」(伴氏)

同社が電子申請システムの活用を始めたのは2009年からです。もともと、ある電子入札対応を目的に電子証明書を取得したのですが、事情によって、その電子証明書が入札で利用できないことが判明し、その活用先として電子申請システムの活用を開始したのが、そもそもの始まりだったそうです。

ちょっとした偶然から電子申請システムの活用がスタートしたわけですが、その後、同社にとって、電子申請システムはなくてはならない重要なシステムとして定着することになりました。

2~3週間かかっていた申請処理が15分に短縮され、雇用保険証の送付も1ヶ月間から1~2週間に短縮

電子申請システムの活用を開始する以前、同社は顧問の社会保険労務士に各種手続を依頼していました。しかし、顧問契約が更新されるタイミングで、顧問社労士にはコンサルティング的な業務のみを依頼し、申請手続は社内で行うことを決定しました。そして、伴氏が担当となって、電子申請システムの運用が開始されました。

「当社は人材派遣会社ですので、社会保険関連の資格の取得・喪失手続が頻繁に行われます。たとえば、ある方が3ヶ月間就労し、いったんやめて、また就労する場合、そのたびに取得・喪失の手続が必要です。特に手続が多い4月だと、1ヶ月で100件近くもの申請が必要です。また、派遣スタッフは女性が多いため、結婚を機に姓や住所が変わるたびに変更手続が必要になるなど、数多くの申請が必要なのです」(伴氏)

電子申請システムの導入後は、こうした手続がすべて電子化され、処理時間が大幅に短縮されました。

「以前は、社内で書類を作り、社労士さんに郵送し、社労士さんがハローワークに出向いて手続をしていました。さらに、雇用保険であれば、そのあと被保険者証を弊社に持参してもらうか、郵送で送ってもらい、弊社から各個人に被保険者証を郵送するという流れでした。このため、手続だけで2~3週間はかかっていたのですが、現在は私の方ですぐに申請できますので、1件あたり約15分で完了します」(伴氏)

手続が大幅に短縮された結果、各個人への雇用保険証の送付も、それまで1ヶ月かかっていたものが1~2週間に短縮されました。さらに各人にIT環境が整っていれば雇用保険証の送付も電子メールで可能です。電子申請システムの導入により業務が効率化され、その恩恵がビジネスの現場にも還元された好例といえるでしょう。