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株式会社グレイス(ページ2)

コスト削減とミスの低減、被保険者証の再発行などのメリットも

電子申請システムは、その他にもいくつかのメリットを同社にもたらしました。たとえば、郵送費、ハローワークなどの窓口に出向く交通費、人件費などが確実に削減されました。さらに、社労士との顧問契約内容の見直しまで含めると、1ヶ月で10万円単位のコスト削減につながったということです。また、手書きで処理していた書類作成が入力方式となり業務が効率化しミスが低減したと、伴氏は次のようにそのメリットを強調します。

「これまでは、書類に不備があると窓口に出向いて訂正の手続が必要でしたが、電子申請システムであれば、入力段階でチェックされるので、ミスはまずありません。また、従来、雇用保険の被保険者証を紛失した場合、ハローワークに出向いて再発行手続をする必要があったのですが、現在は被保険者証の公文書データが手元にあるため、プリントアウトするだけで再発行できます。私と同じ業務をしている人が全員電子申請システムを利用すれば、ハローワークは再発行の手続をしなくてすむようになりますよ」(伴氏)

同社は東京本社の他に大阪にも支社があります。このため、以前は雇用保険関連の手続を、大阪と東京で別々に行っていましたが、電子申請システム導入後は東京本社で一本化できました。このように、全国に拠点を持つ企業にとっては、申請手続を一本化できるメリットは、非常に大きいのではないでしょうか。

最初の一歩を踏み出せば、必ず「なくてはならないシステム」になる

ちょっとした偶然から始まったグレイスの電子申請システム活用ですが、現在では、同社のビジネスに不可欠なシステムとして定着しています。電子申請システムを使ったことがなかったり、活用に躊躇していたりする企業や組織に対し、長年の経験から、伴氏は次のようにアドバイスを送ります。

「まずは、最初の一歩を踏み出すことが大切です。確かに、電子証明書の取得は少し面倒かもしれませんが、そこさえクリアすれば、必ず"なくてはならないシステム"になるはずです。手続の中には『高年齢者及び障害者雇用状況報告』のように電子証明書が不要なものもありますので、まずは、こうした手続から始めるとよいと思います。なお、利用を開始したら、登録した手続案内情報や、申請案件情報を確認することができる"パーソナライズ"の開設をぜひおすすめします。申請データの手続状況の確認がとても楽になります。また、申請データを"ファイルに保存"しておくと次回からのデータ作成のときは以前の"ファイルを読み込む"ことで入力が省略でき便利です。さらに、"届書作成プログラム"を使ってCSVデータを予め作成しておくと複数名の手続きが同時にできとても効率的ですよ」(伴氏)

処理の時間短縮、コスト削減、サービスの質向上、ミスの削減、証書発行のスピードアップなど、電子申請システムはグレイスに数多くのメリットをもたらしました。これらのメリットは、すべての企業が等しく享受できるものです。そのためにも、まずは最初の一歩を踏み出すことが大切ではないでしょうか。